Что делать, если работник представил в бухгалтерию свидетельство об ИНН с другим номером, т. е. по факту работник имеет два ИНН?
Эта ситуация осложняется, когда работник трудится не один год, и по нему уже сдавались документы, отчетность и т. д. по другому номеру ИНН, который он представлял раньше. Надо ли подавать уточняющие сведения по формам 2-НДФЛ и СЗВ-М? Что будет, если этого не сделать?
У двух физических лиц не может быть одинакового ИНН (Порядок и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/435). По общему правилу, ИНН не может изменяться (если только соответствующие изменения не внесены в соответствующие нормативно-правовые акты) (п. 16 указ. Порядка).
Когда ИНН недействителен
ИНН физического лица может быть признан недействительным еще и при снятии с учета физического лица (в связи со смертью), и при выявлении у налогоплательщика еще одного ИНН. В последнем случае один из номеров сохраняется, а остальные признаются недействительными (подп. 2, 3 п. 20 порядка).
Изначально надо разобраться, какой из ИНН считается действительным. Возможны два варианта подобного уточнения:
- запрос в налоговую инспекцию с соответствующим запросом;
- запросить необходимые данные у работника.
Если действительным является ИНН, который фигурировал в уже сданной отчетности, то ничего исправлять не надо. В противном случае надо сдавать уточняющие сведения по форме 2-НДФЛ и СЗВ-М.
Санкции за нарушение
Что до санкций, то, по общему правилу, представление налоговым агентом в ИФНС документов, предусмотренных НК РФ, содержащих недостоверные сведения, влечет за собой штрафы – по 500 руб. за каждый недостоверный документ (ст. 126.1 НК РФ). Неверно указанный ИНН в документе делает его недостоверным, т. е. формируется состав налогового правонарушения (письмо Минфина от 30.06.16 № 03-04-06/38424). Впрочем, самостоятельное выявление ошибок и представление уточненных документов до того, как налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений, освобождает налогового агента от ответственности.