С апреля этого года с ООО и АО снята обязанность иметь круглую печать организации. (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). В этой связи возникает ряд вопросов: надо ли ставить печати в договоре, в доверенности, есть ли случаи, когда она обязательна и т. д.
Как вообще узнать, если ли у фирмы печать?
Начиная с 7 апреля 2015 года (дата вступления в силу Федерального закона от 06.04.15 № 82-ФЗ) о наличии печати у конкретного АО (ООО) можно узнать из устава общества. Если информации в уставе нет, то вроде бы нет и печати. «Вроде бы» — потому что никто не заставляет уничтожать уже изготовленную печать.
Если в уставе вашей фирмы уже есть информация о печати, то ничего предпринимать не надо.
Прочим обществам (созданным до 7 апреля 2015 года) целесообразно включить в устав информацию о печати. Если фирма создана позднее 7 апреля 2015 года, то наличие печати необязательно.
Печать на документах: ставить или нет
Что касается печати на договорах, то она обязательна лишь в том случае, если того требует закон, иной нормативно-правовой акт или если об этом договорились сами стороны. На практике, полагаем, полный отказ от печати может привести к проблемам с контрагентами (особенно российскими). Аналогичным образом следует отвечать на вопрос относительно того, надо ли ставить печать на актах приема-передачи, выполненных работ и прочих важных документах: надо, если печать есть, что отражено в уставе, если этого требует закон или необходимость проставления печати подтверждена соглашением сторон.
Следующий вопрос: надо ли ставить печать на доверенности? К примеру, возникла необходимость обратиться в суд, а у фирмы печати нет.
Начнем с того, что печать — не обязательный реквизит доверенности от имени фирмы аж с сентября 2013 года, обязательной является подпись руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В то же время новый Кодекс административного судопроизводства устанавливает, что доверенность от имени фирмы должна быть скреплена ее печатью (п. 6 ст. 57). таким образом, отсутствие печати не является препятствием для выдачи доверенности на на совершение сделки или на представительство в арбитраже, но для дела, которое будет рассматриваться в суде общей юрисдикции, печать на доверенности обязательна.
Общее правило таково: если есть печать и в уставе фирмы есть указание на ее наличие, то проставлять печать обязательно. Если же наличия печати на документе требует подзаконный акт, то это требование можно игнорировать. Впрочем, это не всегда возможно. Например, те же банки при подаче карточки с образцами подписей, скорее всего, по инерции будут какое-то время (скорее всего, вплоть до выхода соответствующих разъяснений Банка России) требовать наличие оттиска печати.
Дела трудовые
Как и ранее, трудовые договоры заключаются в письменной форме и скрепляются подписями сторон. Проставление печати и ранее было не обязательным. Следовательно, отсутствие печати на трудовом договоре ни до, ни после апреля 2015 года на действительность трудового договора не влияет.
Для заверения записи в трудовых книжках при отсутствии круглой печати можно воспользоваться любой печатью кадровой службы. Этот вывод основан на том, что
обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законодательством, а такового требования законом не установлено. Проставление печати целесообразно для того, чтобы избежать спорных ситуаций.
Для утверждения штатного расписания печать не нужна по-прежнему — напомним, что на форме этого документа даже нет места для печати. А вот как быть с больничными, на бланках которых предусмотрено отдельное поле для печати работодателя? Полагаем, что поскольку в федеральных законах не установлено требований по проставлению печатей на больничных, то до тех пор, пока бланки не будут изменены, работодатель вправе самостоятельно решать, ставить или не ставить печать.
Об учете и отчетности
Полагаем, что если у фирмы есть печать и это отражено в уставе, то целесообразно сохранить и печать, и упоминание о ней. В то же время есть риск того, что придется иметь дело с контрагентами без печати.
Закон не требует проставления печати на первичных учетных документах. Это, как правило, следует:
- из самой формы документа — унифицированной или разработанной налогоплательщиком;
- из порядка заполнения документа.
Если не проставлять печать в таком случае, то, скорее всего, возникнет проблема с налоговыми органами, которые усмотрят в этом основания для доначисления налогов. Если к тому же в документах не будет расшифрована подпись или документ будет подписан неустановленным лицом, то в отсутствие печати доказать свою правоту будет сложно.
Поэтому представляется разумным, если форма предполагает проставление печати, все-таки ставить ее и просить контрагентов ее проставлять. Если формы не предполагают проставления печати, то она не обязательна. Соответствующий запрос контрагенту поможет подтвердить свою должную осмотрительность.
В пользу сохранения печати говорит то, что при подаче «бумажной» отчетности ставить печать необходимо. Правило об обязательном проставлении печати установлено в указаниях по заполнению форм деклараций — по налогу на прибыль и на имущество. Отсутствие печати, пока, по крайней мере, является одним из оснований для того, чтобы ИФНС отказалась принимать налоговую декларацию.
Если строго следовать закону, то требование проставления печати, установленные подзаконным актом, не является обязательным. В то же время для минимизации рисков вплоть до появления разъяснений компетентных органов (внесения изменений в соответствующие нормативно-правовые акты) ставить печать при подаче отчетности на бумажном носителе надо.
Аналогичным образом решается вопрос и с отчетностью по страховым взносам. Несмотря на то, что ни закон, ни порядок заполнения печати формы РСВ-1 ПФР не обязывают ставить печать, в самой форме имеется поле для печати. Отсутствие печати станет, скорее всего, основанием для отказа в приеме документов. Кроме того, требование о проставлении печати имеется в порядке заполнения отчетности по форме 4-ФСС.
Таким образом, во избежание проблем вплоть до разъяснения ситуации целесообразно:
- заверять печатью отчетность по страховым взносам;
- внести сведения о печати в устав.
Представление копий документов
Форма требования о представлении документов (информации) предполагает, что проверяемый налогоплательщик подает копии запрошенных инспекцией документов, которые заверяются подписью руководителя и печатью.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст) устанавливает, что документы заверяют печатью организации, но на копиях может быть проставлена печать, выбранную по своему усмотрению.
Полагаем, что будет лучше пока заверять печатью копии документов, подаваемых в налоговую инспекцию. При этом можно использовать не только круглую, но и любую другую печать (например «Для документов»).
Кстати, доверенность, которую организация выдает уполномоченному представителю для подачи отчетности, принятия требований или иного рода представления интересов перед налоговыми органами, заверять печатью не надо: в правоотношениях от лица организации может участвовать уполномоченный представитель на основании доверенности, выданной в соответствии с гражданским законодательством, которое не требует наличия печати на доверенности (ст. 185 ГК РФ).
В то же время надо делать поправку на традиционное представление о том, что именно оттиск печати является дополнительным свидетельством того, что доверенность подписана уполномоченным лицом как для налоговых органов, так и для контрагентов.
Печать обязательна
Надо сразу отметить, что сохранена обязанность ставить печать при уплате акциза: печать организации должна быть поставлена на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в РФ с территории государства — Члена ТС.
Поскольку обязанность заверять документ печатью установлена непосредственно в НК РФ, то без печати нельзя. Кроме того, необходимо внести соответствующие сведения о печати в устав.