На что обратить внимание для того чтобы избежать проблем и штрафов?
Пожалуй, каждый налогоплательщик хотя бы однажды сталкивался с требованием о представлении документов при камеральной или выездной проверке.
Содержание данного документа одинаковое: представить (далее длинный перечень документов) в виде заверенных копий к сроку (как правило, нереальному). И, разумеется, предупреждение: в случае непредставления — штраф по 200 руб. за каждый непредставленный документ (ч. 1 ст. 126 НК РФ).
Единственный, абсолютно бесспорный тезис: документы представлять надо. Это как раз сомнения не вызывает.
Налоговый кодекс предоставляет право должностному лицу налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые документы (ст. 93 НК РФ).
Однако требование должно содержать определённые данные (приказ ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338):
наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся;
полное и сокращённое наименования организации, ИНН/КПП или полное и сокращённое наименования организации и филиала (представительства) организации;
указание на то, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации).
В случае возникновении спора суды будут оценивать:
- доказано ли, что у налогоплательщика в самом деле имелись истребуемые документы;
- в самом ли деле возникла обязанность их представить;
- имело ли место непредставление документов в установленный срок;
- каково было количество непредставленных документов.
Документы могут быть истребованы только в рамках проводимой проверки (п. 1 ст. 93 НК РФ). Некоторые эксперты настаивают на том, чтобы потребовать документ, подтверждающий проведение проверки.
Однако мы бы не рекомендовали на это рассчитывать. Те же камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).
Зафиксировать факт и способ получения необходимо. И не стоит рассчитывать на то, что если заказное письмо с требованием вскрыл ваш секретарь, то впоследствии вы сможете апеллировать к тому, что требование не получали. В судебной практике описаны случаи, когда налогоплательщик пытался признать невручённым требование по мотиву того, что, мол, его получило неуполномоченное лицо.
В таких случаях суды, как правило, указывают, что внутренняя организация фирмы — дело налогоплательщика, и основная его задача — организовать работу подчинённых и распределить их обязанности таким образом, чтобы обеспечивать соблюдение требований закона, в том числе законодательно установленных сроков исполнения требования (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.12 № Ф07-1030/11).
В то же время, если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.
Требование, вручённое в день окончания проверки суд, скорее всего, признает полученным за пределами установленного срока — и это несмотря на то, что НК РФ не запрещает вручать требование вплоть до дня составления акта о результатах проверки. На это сделала акцент ИФНС, вручив требование уже по окончании выездной проверки, но суд не принял данный довод.
Суд указал, что срок проведения выездной проверки исчисляется со дня вынесения решения о её назначении и до даты составления справки о её окончании, и в этот последний день проверяющий составляет справку о проведении проверки, фиксируя предмет проверки и сроки её проведения (п. 15 ст. 89 НК РФ).
Иными словами, в день составления справки проверка считается завершённой и налогоплательщик не обязан исполнять требование о представлении документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.02.12 № Ф01-280/12).
Если проверка приостановлена, то и течение срока подготовки документов прерывается, поскольку на период действия срока приостановления проверки приостанавливаются и действия налогового органа по истребованию документов налогоплательщика, и срок, в течение которого организация должна представить документы. Он продлевается на этот период (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.10 № 08АП-2682/2010).
Если срок, указанный в требовании, представляется слишком коротким, то в течение суток следует уведомить о невозможности исполнения требования письменно, с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и с указанием сроков, в течение которых могут быть представлены истребуемые документы (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Невозможность представления документов в срок освобождает от ответственности. Тут имеет значение как реальность исполнения в поставленный срок, так и объём истребуемых документов.
Если объём требуемых документов велик, а сроки, напротив, малы, то нет объективной возможности исполнить требование в срок. И поскольку вина — это обязательное условие привлечения лица к ответственности за налоговое правонарушение (ст. 106, 108, 109 НК РФ), то налогоплательщик не может считаться виновным.
Например, налоговики потребовали представить 13 000 листов в течение 10 дней. Самое примечательное, что налогоплательщик представил документы, допустив, в принципе, незначительную просрочку (шесть дней). Принципиальная ИФНС направилась в суд, а потом обратно — ни с чем. Суд справедливо указал, что такая задержка была вызвана значительным количеством документов и слишком маленьким сроком, что свидетельствует об отсутствии вины, что полностью исключает ответственность. Формируя список документов, налоговикам следовало бы учитывать реальность и возможность подачи их в установленный срок (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).
Неправомерно истребовать документы, которые не имеют отношения к делу, тем более что действует презумпция порядочности, которая не позволяет вмешиваться в хозяйственные операции налогоплательщика произвольно, вне рамок налогового контроля.
Так, налоговики оштрафовали налогоплательщика за то, что он не представил, в частности, акт сверки взаимных расчётов, а также протоколы и решения собраний учредителей. Суд справедливо указал на то, что акт сверки не является документом бухгалтерского или налогового учёта, а протоколы и решения собраний учредителей также не содержат информации для определения налоговой базы. При таких условиях привлечение организации к ответственности за непредставление документов следует признать неправомерным (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).
В требовании должны быть реквизиты документов. Но! Обратите особое внимание на то, что в требовании должны содержаться реквизиты истребуемых документов. Отсутствие реквизитов автоматически означает отсутствие оснований для наложения штрафа за их непредставление.
Так, если требование не содержит конкретного перечня и реквизитов документов, которые необходимы для их идентификации, то налогоплательщик лишён возможности определить, какие именно документы необходимо представить в налоговый орган (постановление ФАС Московского округа от 4.05.12 № Ф05-3909/12 по делу № А40-77795/2011).
С другой стороны, если налоговый орган сам не располагает сведениями о реквизитах первичных учётных документов и именно поэтому направляет требование о представлении, указав:
- проверяемый период, за который потребуются документы;
- наименования документов;
- точное их количество;
- срок их представления, —
то при таких обстоятельствах суд посчитал требование определённым и обязательным для исполнения (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/ 2009).
Штрафа можно избежать, если налоговики пропустят срок обращения в суд.
Даже если были все основания для штрафа, но налоговая инспекция пропустила срок для обращения в суд за его взысканием, то привлечение к ответственности исключено.
Напомним, что налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).
Внимание! Размер штрафа должна обосновать инспекция!
Налоговики должны доказать не только то, что в действиях налогоплательщика содержатся признаки правонарушения, но и обоснованность размера штрафа, определённого расчётным путём. Так, если суд не обнаружит в материалах дела:
- требования о представлении документов в определённом количестве;
- данных, по которым можно было бы установить, каким образом было определено количество непредставленных налогоплательщиком документов;
- подробного расчёта суммы штрафа, —
то он может счесть сумму штрафа определённой произвольно. И, соответственно, её отменить.
У налогоплательщика должна быть реальная возможность представить документы.
Штраф за непредставление документов будет сочтён правомерным, если у налогоплательщика имелась реальная возможность их представить. Если документы были утрачены по объективным, не зависящим от налогоплательщика причинам, притом не было объективной возможности их восстановить, то суд может признать штраф неправомерным.
Так, налогоплательщик лишь частично исполнил требование о представлении документов, поскольку остальная часть пришла в негодность вследствие аварии.
ИФНС назначила три недели на то, чтобы восстановить документы и представить их, и, поскольку налогоплательщик не уложился в указанный срок, последовал штраф за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, а также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов, необходимых для осуществления налогового контроля.
Изучив материалы дела, суд установил, что регистры бухгалтерского учёта были уничтожены в результате аварии, что было подтверждено:
- свидетельскими показаниями;
- актом ремонтно-эксплуатационного управления;
- актом об осмотре этого же помещения.
И поскольку ИНФС не смогла представить доказательства того, что документы были уничтожены умышленно и что у налогоплательщика имелась возможность их представить, то суд посчитал неправомерным наложение штрафа (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6800/2008).
А если документы не велись вообще? Это может показаться нонсенсом, но это факт: если налогоплательщик не представил документы потому, что не вёл их, то это также не влечёт ответственности за непредставление документов.
Так, предприниматель не представил ИФНС книги учёта доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период, пояснив, что в указанный период эти книги не велись.
Суд указал, что отсутствие у предпринимателя запрашиваемых документов не влечёт за собой ответственности за их непредставление, так как эта мера ответственности может быть применена тогда, когда запрашиваемые документы у налогоплательщика имеются (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 05.09.11 № Ф01-3573/11).
Ну конечно, если документы утрачены из-за собственной безответственности налогоплательщика, то картина будет несколько иной.
Так, непредставление документов налогоплательщик объяснил тем, что они находились на хранении не только у него, но и у ряда других лиц, в том числе и бывшего бухгалтера, и потому у него не было достаточно времени для представления их.
Суд отнёсся к этому заявлению без сочувствия — прежде всего потому, что налогоплательщик не обратился своевременно в ИФНС с уведомлением о невозможности представить документы в установленный срок и указанием на срок, в течение которого он имеет возможность представить истребуемые документы (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/2009).
Наконец, непредставление документов может повлечь за собой ответственность не только по пункту 1 статьи 126, но и по части 1 статьи 15.6 КоАП «Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля».
Тут нет никакого противоречия, поскольку наказание налагается на разных лиц:
- должностное лицо юридического лица — по статье 15.6. КоАП РФ;
- само юридическое лицо — по статье 126 НК РФ.
Кстати.
Неправомерным будет одновременное привлечение к налоговой ответственности по пункту 1 статьи 119 НК РФ за несвоевременное представление декларации и по пункту 1 статьи 126 НК РФ за непредставление сведений, содержащихся в этой же декларации, поскольку правонарушение в данном случае заключается в непредставлении в установленный срок одного и того же документа, а налогоплательщик не может быть привлечён к налоговой ответственности дважды.
Камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).
Если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.
Налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).